GEREKÇE

1. Kırklareli Üniversitesinde basılı ve elektronik ortamda üretilmekte olan akademik çalışmaların (makale,  kitap /kitap bölümleri, tez, proje, rapor, konferans bildirimleri / sunumlar, teknik dokümanlar, veri setleri, afiş, video kaydı, vb.) bir araya toplanması, derlenmesi ve korunmasının sağlanması için ulusal ve uluslararası açık erişim standartlarına uygun bir Kurumsal Akademik Arşiv sistemi kurmak.
2. Uluslararası açık erişim standartlarına uygun oluşturulan Kurumsal Akademik Arşivi dünya bilim çevrelerinin hizmetine sunmak.

DAYANAK

1. Bu politika metni 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 4/c maddesi ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın 02.04.2014 tarih ve 36054236-806.02-04-06-19957 sayılı yazısı ile ek belgesi Yükseköğretim Kurulu Yükseköğretim Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Politikası’na dayanılarak hazırlanmıştır.

 BAĞLAM

1. Açık Erişim, bilimsel araştırmaları akademik yayıncılığın geleneksel abonelik modelinden farklı bir biçimde paylaşmayı sağlayan araçlardan birisidir. Bu sistem akademik çalışmalara erişim konusundaki engelleri azaltmaya yönelik çabasıyla; bilimsel çalışmaları arttırmaya ve eğitim içeriğini zenginleştirmeye yönelik önemli bir potansiyele sahiptir. Diğer yandan, yayın maliyetlerini yönlendirmekte ve böylece okuyucular, uygulamacılar ve araştırmacılar içeriğe ücretsiz olarak erişim sağlamaktadır.
2. Kırklareli Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların açık erişimli olarak paylaşılması bu çalışmaların görünürlüğünü ve üniversitenin tanınırlığını arttırmayı mümkün kılarak yeni yapılacak araştırmalarda kamu ve özel sektörden daha fazla proje desteği sağlanmasına imkân sağlayacaktır. Bu nedenle, üniversite mensuplarına ait akademik çalışmaların geniş kitlelere ulaştırılabileceği bir açık erişim mekanizmasının kurulmasına karar verilmiştir.

 AMAÇLAR        

1. Kırklareli Üniversitesi bünyesinde kurulacak Kurumsal Akademik Arşiv Sistemi aracılığıyla Üniversitemizde basılı ve elektronik ortamda üretilmekte olan akademik çalışmaların verilerini toplamak, derlemek ve paylaşılmasını sağlamak.
2. Kırklareli Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların uluslararası açık erişim standartlarına uygun olarak derlenmesi ve Kurumsal Akademik Arşivimiz ’de korunmasını ve kurumsal bellek oluşturulmasını sağlamak.
3. Kırklareli Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların Açık Erişim Sistemi aracılığıyla uluslararası standartlara uygun olarak tüm dünyanın erişimine sunulmasını sağlamak.
4. Atama ve yükseltmeler ile diğer kurum içi değerlendirmelerde dikkate alınan bilimsel çalışmaların Kırklareli Üniversitesi Kurumsal Akademik Arşivimde saklanmasını sağlamak.

TANIMLAR

Bu politika metninde adı geçen;

• Açık Erişim: Kırklareli Üniversitesi’nin bir mensubu tarafından gerçekleştirilmiş akademik çalışmaya ücret ödemeden, herhangi bir engelle karşılaşmadan, dijital ortamda erişebilmeyi ifade eder. Bu çalışmalar, akademik bir dergide yayınlanma hakkını kazanan makaleleri, tezleri, projelere ait çıktıları, kitap\kitap bölümleri, rapor, konferans bildirimleri\sunumlar, teknik dokümanlar, veri setleri, afiş, video kaydı ve açık ders materyallerini içerir.
• Kurumsal Akademik Arşiv :  Kırklareli Üniversitesi mensuplarının araştırmalarını, aldıkları fonlar ve yaratıcı faaliyetleri sonucu ortaya çıkan tüm çalışmaların arşivlenerek açık erişime sunulduğu sistemi ifade eder.
• İvedi Arşivleme/Opsiyonel Erişim: Akademik çalışmaların birer kopyasının yayın tarihinden geç olmamak koşulu ile hakem denetiminden geçmiş biçimlerinin ivedilikle Kırıklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenmesi ve erişime açılması sürecini ifade eder.
• Kırklareli Üniversitesi Mensupları : Kırklareli Üniversitesi akademisyenleri, idari personeli, yüksek lisans ve doktora öğrencileri “Kırklareli Üniversitesi Mensupları” olarak adlandırılmıştır.
• Kişisel Arşivleme : Kırklareli Üniversitesi’nin bir mesubunun entelektüel bir katkı sağladığı çalışması Kırklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde depolanma sürecini ifade eder.
• Ambargo : Araştırma sonuçlarının belli bir süre(6- 12 ay arası)erişime kapalı tutulmasını, ancak patent alınması durumlarında patent alındıktan sonra erişime açılmasını, ifade eder.

KAPSAM

1. Bu politika Kırklareli Üniversitesi’nce doğrudan ya da dolaylı olarak desteklenen ve üniversitemiz mensupları tarafından gerçekleştirilen tüm akademik çalışmaları kapsar. Kırklareli Üniversitesi mensuplarının Kırklareli Üniversitesi dışında gerçekleştirdikleri çalışmaları istenirse Açık Erişim Sistemi’nde erişime sunulur.
2. Açık Erişim Sistemi ile Kırklareli Üniversitesi mensuplarının dağınık ortamda bulunan yayınlarının (makale, bildiri, kitap\kitap bölümleri, proje, rapor, ders materyali, afiş, video kaydı, tez vb.) Kırklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’ne kaydetmeleri ve bu kaynakların tüm paydaşlara telif haklarına dikkat edilerek sunulması sağlanır.
3.  Eğer Kırklareli Üniversitesi’nin bir mensubunun akademik çalışması daha önce farklı bir açık erişim arşivinde depolanmışsa ve internet aracılığıyla erişebilir durumda ise Kırklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde yeniden saklanmasına gerek yoktur. Eğer araştırmacı arzu ederse bu çalışmanın Kırklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde saklanmasına da destek verir.

İLKELER

1. Kırklareli Üniversitesi mensubu akademik çalışmalarının tam metin bir kopyasını ve ilgili yazının bibliyografik künyesini dijital ortamda Kırklareli Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesinde oluşturulacak Kurum Akademik Arşivi’ne teslim eder, bu sürecin takibi Kırklareli Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nca yapılır.
2. Kırklareli Üniversitesi mensupları birden fazla kurumdan birden fazla yazarın işbirliği ile yaptıkları çalışmaları Kırklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’ne depolayabilirler. Yayınların depolanmasından, yayınlar için erişim koşullarının tanımlanmasından(açık erişim, ambargolu açık erişim, sınırlı erişim) ve sağlanan bibliyografik verilerin kalitesinden ilk yazar sorumludur.
3. Kırklareli Üniversitesi mensupları hakem değerlendirmesinden geçmiş ve bir dergide yayınlanması için onaylanmış makalesinin ve yayınlanmış konferans bildirilerinin Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde ivedi olarak arşivlenmesinden ve engeli bulunmayan söz konusu yayınların açık erişime sunulmasından sorumludur. Tamamen engellenmiş yayınlar dışında erişimi ambargo vb. koşullar nedeniyle sınırlandırılmış yayınlar ambargo süresi sonunda açık erişime sunulmalıdır.
4. a) Kırklareli Üniversitesince yönetilen yüksek lisans ve doktora tezlerinden elde edilen buluşlar için patent almak isteyen araştırmacılar, araştırmalarını Kurumsal Akademik Arşiv’de patent süresi bitiminde gecikmeli olarak açık erişime sunulacaktır. Bunun yanında tezleri destekleyen kurumlar ile yapılan sözleşmeler, ulusal güvenlik ve benzeri nedenlerden kaynaklanan açık erişime engel koşullar varsa, bu koşullar ortadan kalktıktan sonra tezler açık erişime sunulmalıdır.
4. b) Açık erişime yönelik engeli bulunmayan yüksek lisans ve doktora tezlerinin müelliflerinden çalışmalarının Kırklareli Üniversitesi Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde açık erişime sunulabilmesi için ilgili Enstitü Müdürlüğünce taahhütname alınacaktır.
5.  Kırklareli Üniversitesi mensupları tarafından gerçekleştirilen kitap, kitap bölümü, projeler,   araştırma raporları, çalışma belgeleri, veri setleri, afiş, video kaydı vb. yayınlar ivedilikle açık arşivde depolanır ve açık erişime sunulur.
6. Telif hakkı olan araştırmaların üst verileri kullanılabilir olduğunda, mümkün olan en kısa sürede arşivlenmeli ve bu üst veriler arşivleme anından itibaren Açık Erişim olmalıdır.
7. 01 Ocak 2016 tarihinden itibaren atama ve yükselmeler ile diğer kurum içi değerlendirmelerde Kırklareli Üniversitesi mensuplarının Kurumsal Akademik Arşivdeki yayımlar dikkate alınacaktır.
8. Yasal koşullar çerçevesinde Kırklareli Üniversitesi mensubu akademik çalışmalarını yayıncılarla yapmış olduğu anlaşmaların koşullarını ihlal etmeyecek şekilde tüm dünyada geçerli bir lisans anlaşması ile elektronik bir kopyasını Açık Erişim Sistemi’nde depolamaya onay(Akademik birim temsilcisine taahhütname verir)verir.
9. Kırklareli Üniversitesi bilimsel yayınlara açık erişimi teşvik eder ve yayınların açık erişim dergilerde yayınlanması için destek verir. Depolamayı kolaylaştırmak, arşivin kullanılması için araştırmacıları eğitmek, telif hakları hakkında bilgi sağlamak, veri yönetim planlarını incelemek ve koruma planı geliştirmek için araştırmacılara yardımcı olur.
10.  Kırklareli Üniversitesi Kütüphanesi, yayınların derlenmesi ve standartlara uygun olarak Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde arşivlenmesi için üniversite mensuplarıyla koordineli olarak çalışır.
11.  Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Kurumsal Akademik Arşiv sistemlerinin kurulumu, güncellenmesi, yedeklenmesi ve Yükseköğretim Açık Arşiv Sistemi’ne açık erişim standartlarında veri aktarılması süreçlerini koordine eder.
12.  Dijital ortamda bulunmayan akademik çalışmaların Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na ulaştırılması halinde açık erişim sistemine aktarımı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yapılır.

LİSANSLAMA

• Kırklareli Üniversitesi’nin her mensubu entelektüel katkı sağladığı çalışmasının yasal koşullar çerçevesinde, Kırklareli Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde yayıncılarla yapmış olduğu anlaşmaların koşullarını ihlal etmeyecek şekilde kamuya açık olarak dağıtım ve koruma prensiplerine uygun olarak depolanacağını kabul eder ve onaylar.

POLİTİKANIN ETKİN OLARAK UYGULANMASI

1. Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü Kurumsal Akademik Arşiv politikalarının hazırlanması ve uygulanmasından sorumludur. Rektör gerektiğinde ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların çözümünde ve politikada yapılabilecek değişiklikler konusunda da yürütücü görevini üstlenir.
2.  Kırklareli Üniversitesi Rektörü Kurumsal Akademik Arşiv Danışma Kurulu kurulmasına öncülük ederek akademik birim, kütüphane ve bilgi işlem temsilcilerinden oluşan bu kurulun yürütücülüğünü üstlenir.
3. Kurumsal Akademik Arşiv Danışma Kurulları, Kurumsal Akademik Arşiv politikasının yürürlüğe girmesini takip eden ilk üç yıl içerisinde her yıl, bu üç yılın sonunda ise her üç yılda bir politikanın değerlendirilmesini gerçekleştirmekle yükümlüdür. Kurul gerekli gördüğü hallerde politikayı revize etme veya değiştirme çalışmalarından sorumludur. Öneri ve görüşler Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü’ne sunulur.

YÜRÜRLÜK

• Kurumsal Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Politikası Kırklareli Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.