Dokumantasyon

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU

Doküman No

SGD.FR.011

İlk Yayın Tarihi

20.01.2020

Revizyon Tarihi

05.12.2022

Revizyon No

01

Sayfa

1/1

 

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Sıra No

Hassas Görevler

Görevin Yürütüldüğü Birim

Sorumlu Birim Amiri

Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu

1

 

Açık Erişim

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Üniversitenin bilimsel araştırmalarına ihtiyacı olan hedef kitlenin bilgiye ulaşamaması.

2

 

Veri Tabanı Aboneliği

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Kırklareli Üniversitesi Akademisyenlerinin ve araştırmacılarının ihtiyaç duyduğu araştırma ve eğitim materyallerine erişim sağlayamaması. Dolaylı olarak Üniversitemizin görünürlüğünün azalması. (Yayın çıkarma ve eğitim çıktıları açısından)

3

 

Basılı Yayın Alımı

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Basılı kitapların (ders kitapları, ansiklopedi, sözlük, roman vb.) sürekli güncellenmemesi sonucu kullanıcıların ihtiyaç duyduğu eğitim öğretim materyaline ulaşamaması ve kütüphane dermesinin zenginleşmemesi.

4

 

Süreli Yayın Alımı

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Süreli yayınların alımında aksama olması durumunda cilt bütünlüğünün sağlanmaması. Kaynak eksikliği.

5

Satın Alma ve Ödeme İşlemleri

 

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Fatura ve abonelik bedellerinin ödenememesi sonucu yasal yükümlülüklerin yerine getirilmemesi.

6

 

Taşınır İşlemleri

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Satın alınan ve bağış gelen materyaller taşınır kontrol yönetim sistemine (TKYS) kaydı yapılmaması durumunda, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerinin yerine getirilmemesi.

7

 

 

Kataloglama ve Raf Düzeni

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

Okuyucu Hizmetleri Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

LC sınıflama sistemine göre kaydedilen kitapların yanlış kaydı sonucunda farklı rafta yer alarak kullanıcının ulaşamaması, söz konusu sistem üzerindeki kısımlarda kayıt standardının sağlanmaması durumunda raf ve sistemde karmaşıklık yaşanması.

8

Bağış Kabul İşlemleri

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Gelen bağış yayınların ilgili komisyon tarafından değerlendirilmesi eksik veya yanlış yapıldığında kamu zararı oluşur, ayrıca kütüphane dermesinde mükerrer veya eksik yayın oluşmasına sebep olur.

9

 

Ödünç, İade ve İlişik Kesme İşlemleri

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Okuyucu Hizmetleri

Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Kullanıcıların ödünç işlemini gerçekleştirmeden yayını kütüphane dışına çıkarması, Üniversitemiz ile mezun, yatay geçiş, kayıt silme vb. nedenlerle ilişiği kesilecek öğrenci veya ilişik kesecek personelin kütüphane hesabının kontrol edilmeden işlem yapılması halinde kayıp kitap sayısının artması, diğer kullanıcıların yararlanma oranının düşmesi, kamu zararı, iş gücü kaybına sebep olur.

10

Özlük ve Yazı İşleri

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Hizmetin kesintiye uğraması, kişisel özlük kayıpları, hukuki yaptırımlar, kurum güvenilirliğinin zedelenmesi.

11

Web Sayfaları, Sunucular

Teknik İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Web sayfaları ve sunucularda meydana gelebilecek teknik problemlerle sayfa üzerinden sunulan hizmetlerin verilememesi.

12

Bina Güvenliği ve Bakım Onarım

 

 

 

İdari İşler Şube Müdürlüğü

Şube Müdürü

Daire Başkanı

Herhangi bir güvenlik ihlalinde veya bina bakım onarımının eksik olması durumunda, binada bulunan elektronik cihaz ve kitapların zarara uğraması, çalışan personelin ve kullanıcıların can güvenliğinin sağlanamaması veya yaşam kalitesinin düşmesi, iş motivasyonunun azalması, iş gücü kaybı.

 

 

HİZMET STANDARTLARI

                                                            

 

 HİZMET STANDARTLARI TABLOSU

SIRA NO HİZMETİN ADI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMET TAM. SÜRESİ
1 Üyelik İşlemleri Üniversite kimlik kartı 2 Dakika
2 Ödünç Kitap Verme-İade Alma İşlemleri-Süre UzatmaAyırtma

1-Üniversite kimlik kartı,

2-Ödünç almak istenilen yayın, iade edilen yayın

1 Dakika

3 Kütüphaneler arası Ödünç Kitap İşlemleri Kütüphaneler arası ödünç kitap istek formu 7 İş Günü
4

Elektronik Kaynak Hizmeti (Veritabanları, e-kitap, e-dergi)

Kullanıcılardan, birimlerden gelen talep yazıları 30 İş Günü
5 Danışma Hizmeti Kullanıcıların sözlü veya yazılı talepleri 5 Dakika
6 Sağlama Hizmeti

1-Kullanıcılardan, birimlerden gelen talep yazıları 

2- Yayın istek formu

30 İş Günü
7 Evrak Kayıt İşlemleri Resmi yazı veya dilekçe varsa ekleri 1 İş Günü
8 Yazışmalar Gelen evrak  1 İş Günü
9 Satın Alma İşlemleri

1-İhale onay belgesi

2-Piyasa fiyat araştırma tutanağı

3-Teklif mektupları en az üç firmadan

4-Muayene kesin kabul formu

5-Fatura

6-Taşınır işlem fişi

5 İş Günü
10 Taşınır İşlemleri

1-Taşınır ihtiyaçları istek formu

2-Taşınır işlem fişi (giriş-çıkış) 3-Zimmet raporu

4-Dayanıklı taşınırlar listesi

5-Devir istek formu

6-Kayıttan düşme teklif ve onay belgesi

7-Zimmet değişim ve teslim formu

8-Hurda bildirim formu

9-Değer tespit formu

10-Hibe teslim formu

1 İş Günü
11 Arşiv İşlemleri Arşivlenecek evraklar 5 Dakika
12 Bilgisayar ve İnternet Hizmeti Üniversite kimlik kartı 1 Saat
13 İlişik Kesme İlişik kesme formu 1 Dakika

 

 

İlk Müracaat Yeri Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı                                 İkinci Müracaat Yeri Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 
Adı Soyadı Baki KÖSE   Adı Soyadı Hülya TUÇ
Unvanı Şube Müdürü        Unvanı Daire Başkanı
Telefon   (0288) 246 13 83   Telefon  (0288) 246 13 83
E-Posta BAKIKOSE@klu.edu.tr             E-Posta hulya.tuc@klu.edu.tr

 

Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz.

KAPLUMBAĞA ŞEMASI

Doküman No

KDD.KŞ.001 

İlk Yayın Tarihi

11.02.2019

Revizyon Tarihi

06.05.2019

Revizyon No

01

Sayfa

1/1

 

Bilgi Yönetim Sistemi
Erasmus Koordinatörlüğü
Bologna Eşgüdüm Koordinatörlüğü
Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
Performans Analiz Sistemi
Öğrenci E-posta Girişi
Personel E-posta Girişi
Trakya Üniversiteiler Birliği
Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü
KLU Mezunlar Portalı
Öğrenci Bilgi Sistemi